Fungsi Dan Tugas Customer Service Yang Selalu Ingin Dicapai Oleh Perusahaan
Jika kamu ingin menjadi seorang customer service (layanan pelanggan) terlebih dahulu kamu perlu mengetahui beragam fungsi dan tugas yang harus diemban oleh seorang customer service untuk menjaga citra baik perusahaan. Fungsi dan tugas ini harus dilaksanakan sebaik mungkin. Pelaksanaan fungsi dan tugas customer service harus dipertanggungjawabkan dari awal sampai selesainya suatu pelayanan terhadap konsumen atau pelanggan.
Dalam menjalankan fungsi dan tugasnya seorang customer service harus benar-benar memahaminya sehingga dapat menjalankan tugasnya secara andal dan prima.
Berikut ini beberapa fungsi dan tugas customer service yang harus dijalankan setiap waktu adalah sebagai berikut:
1. Sebagai Salesman (Petugas Penjualan)
Salesman merupakan seseorang yang menjual produk atau barang kepada pelanggan dan calon pelanggan. Dalam hal ini salesman harus dapat menjelaskan secara detail segala sesuatu yang berkaitan dengan produk. Tujuannya adalah agar pelanggan atau calon pelanggan tertarik dan pada akhirnya membeli produk tersebut. Dalam fungsi ini salesman juga sekaligus menjadi pelaksana cross selling terhadap pelanggan.
2. Sebagai Deskman (Petugas Administrasi)
Deskman berfungsi sebagai orang yang melayani berbagai macam aplikasi (permohonan) yang diajukan oleh pelanggan atau calon pelanggan. Permohonan ini mulai dari pengisian formulir sampai dengan kelengkapan data yang dipersyaratkan atau dibutuhkan.
3. Sebagai Customer Relation Officer (Petugas Hubungan Pelanggan)
Customer relation officer adalah orang yang dapat membina hubungan baik dengan seluruh pelanggan, termasuk membujuk atau merayu agar pelanggan tetap bertahan, tidak lari dari perusahaan yang bersangkutan apabila menghadapi masalah.
4. Sebagai Resepsionis (Petugas Penerima Tamu)
Resepsionis yaitu sebagai penerima tamu yang datang ke perusahaan tamu di sini bisa siapa saja seperti stakeholder (pemangku kepentingan), pengunjung, konsumen, pelanggan, calon pelanggan, supplier (pemasok), produsen, distributor, vendor atau pihak-pihak lain yang berkepentingan terhadap perusahaan. Dalam hal ini resepsionis harus bersikap ramah, sopan dan menyenangkan.
5. Sebagai Komunikator (Petugas Pengirim Pesan)
Komunikator merupakan penghubung antara perusahaan dengan pelanggan, calon pelanggan, konsumen atau pihak lain yang berkepentingan terhadap perusahaan. Dalam hal ini fungsi komunikator adalah menghubungi pelanggan dan memberikan informasi-informasi tentang segala sesuatu yang ada hubungannya antara perusahaan dengan pelanggan.
Disamping memiliki fungsi seperti diatas. Customer service juga memiliki tugas sesuai dengan fungsi CS tersebut. Adapun tugas-tugas customer service yang sesuai dengan fungsinya adalah sebagai berikut:
1. Sebagai Resepsionis
Resepsionis bertugas menerima tamu yang datang ke perusahaan dengan ramah-tamah, sopan, tenang, murah senyum, simpatik, menarik dan menyenangkan. Dalam hal ini resepsionis harus bersikap selalu memberi perhatian, berbicara dengan suara yang lembut dan jelas. Penggunaan bahasa yang mudah dimengerti serta mengucapkan salam Assalamualaikum atau selamat pagi, selamat siang, selamat sore, selamat malam disesuaikan dengan kondisinya. Selama melayani pelanggan resepsionis tidak diperkenankan makan, minum, merokok atau berbincang-bincang dengan sesama karyawan.
2. Sebagai Komunikator
Komunikator bertugas memberikan segala informasi-informasi dan kemudahan-kemudahan kepada pelanggan dengan bertindak sebagai pengirim pesan. Disamping itu, juga sebagai tempat menampung aspirasi, keluhan, kritik, saran, keberatan atau konsultasi berbagai hal yang ada kaitannya dengan produk atau perusahaan secara keseluruhan.
3. Sebagai Customer Relation Officer
Customer relation officer bertugas menjaga image atau citra perusahaan. Tugas detailnya adalah membina hubungan baik antara perusahaan dengan seluruh pelanggan, sehingga pelanggan merasa puas, senang dan semakin percaya kepada perusahaan. Tugas terpentingnya adalah sebagai penghubung antara perusahaan dengan seluruh pelanggan.
4. Sebagai Salesman
Salesman bertugas menjual produk atau barang, melakukan cross selling, mengadakan pendekatan, mencari pelanggan baru, berusaha membujuk pelanggan baru dan berusaha mempertahankan pelanggan lama serta berusaha mengatasi atau membantu setiap permasalahan yang dihadapi pelanggan termasuk keluhan atau keberatan.
5. Sebagai Deskman
Deskman bertugas memberikan informasi-informasi mengenai produk-produk perusahaan, menjelaskan manfaat produk dan ciri-ciri produk, menjawab pertanyaan pelanggan mengenai produk serta membantu pelanggan yang membutuhkan bantuan atau pertolongan seperti pemilihan produk yang cocok dengan pelanggan sampai dengan mengisi formulir.